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邁克爾·哈默在《再造不是自動化,而是重新開始》一文中為流程再造總結(jié)了八條原則。
一是要圍繞結(jié)果進行組織,而不是圍繞任務(wù)進行組織。企業(yè)應(yīng)當圍繞某個目標或結(jié)果,而不是單個的任務(wù)來設(shè)計流程中的工作。
二是要讓利用流程結(jié)果的人執(zhí)行流程?;谟嬎銠C的數(shù)據(jù)和專門技能越來越普及,部門、事業(yè)部和個人可以自行完成更多的工作。那些用來協(xié)調(diào)流程執(zhí)行者和流程使用者的機制可以取消。
三是要將信息處理工作歸入產(chǎn)生該信息的實際工作流程。
四是要將分散各處的資源視為集中的資源。企業(yè)可以利用數(shù)據(jù)庫、電信網(wǎng)絡(luò)和標準化處理系統(tǒng),在獲得規(guī)模和合作益處的同時,保持靈活性和優(yōu)良的服務(wù)。
五是要將平行的活動連接起來,而不是合并它們的結(jié)果。將平行職能連接起來并在活動進行中,而不是在完成之后對其進行協(xié)調(diào)。
六是要將開展工作的地方設(shè)定為決策點并在流程中形成控制。讓開展工作的人員決策,把控制系統(tǒng)嵌入流程之中。
七是要從源頭上一次獲取信息。當信息傳遞難以實現(xiàn)時,人們只得重復收集信息。如今,當我們收集到一份信息時,可以把它儲存到在線數(shù)據(jù)庫里,供所有需要它的人查閱。
八是領(lǐng)導層要支持。流程再造要獲得成功必須具備一個條件:領(lǐng)導層真正富有遠見。
除了邁克爾·哈默提出的流程管理八原則,以下補充強調(diào)四原則:顧客價值導向原則、員工關(guān)系平等原則、責任共擔原則、工具規(guī)范原則。
1.顧客價值導向原則
以顧客價值為導向是流程管理最根本的原則。當今社會已由賣方市場徹底轉(zhuǎn)變?yōu)橘I方市場,市場經(jīng)濟是顧客決定企業(yè)生死。“臉對老板、屁股對顧客”是“流程再造”興起之前的普遍現(xiàn)象,這一現(xiàn)象在國內(nèi)還沒有得到根本扭轉(zhuǎn)。這是因為不少員工還停留在“只對老板或上司負責”的狀態(tài)。他們只看到眼前是老板或上司決定他的命運,沒有看到實質(zhì)——企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)最終是否得到顧客的認可才是問題的關(guān)鍵?,F(xiàn)在必須認清一個殘酷的現(xiàn)實——忽視顧客的企業(yè)只有死路一條。
企業(yè)如果要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念,真正以顧客為中心,那么在流程上,就不能讓退換貨的顧客長期等待,企業(yè)內(nèi)部層層報告。非常遺憾的是,很多企業(yè)的做法卻正是與顧客的要求相反。
2.員工關(guān)系平等原則
實施流程管理必須淡化權(quán)力意識,打破等級觀念。管理者必須懂得:員工不負責,是你沒有把責任交給員工。職務(wù)只是分工的不同,并非能力的不同。員工也必須增強自信和責任感,要勇于擔當。進行流程設(shè)計時有一個假設(shè):每一個崗位承擔者都是稱職的。當然其中最重要的是,管理者必須轉(zhuǎn)變對員工的觀念和態(tài)度:要相信每一個員工都是可依賴的。信任員工,員工就能為企業(yè)創(chuàng)造業(yè)績。
瞬息萬變的市場也要求企業(yè)給予一線員工快速決斷的權(quán)力。如果企業(yè)要在市場上取得快速反應(yīng)能力,卻不肯給市場一線人員現(xiàn)場處置權(quán),幾個報告來回請示,那么市場機會可能早已被對手獲得。
3.責任共擔原則
實施流程管理必須將責任明確到崗位。但我們千萬不要從一個極端走向另一個極端,因此流程團隊成員對流程目標的實現(xiàn)共同承擔責任就成為必須堅守的原則。流程管理需要團隊合作,也鼓勵團隊合作。流程團隊成員必須一起對流程成果負責,而不能像過去的鐵路警察“各管一段”。企業(yè)對流程責任的追究和流程效果的獎勵也要面向整個團隊。當然這絕不是不分主次、責任均攤,而是流程活動的直接承擔主體要承擔主要責任,其他成員相應(yīng)承擔連帶責任。
要知道,只有整個流程團隊的目標實現(xiàn)了,才能實現(xiàn)企業(yè)價值增值,才能滿足顧客需求。因此,所有的流程管理原則都是相互聯(lián)系、密不可分的。
4.工具規(guī)范原則
實施流程管理,必須借助流程圖軟件,統(tǒng)一分析工具。為了溝通快捷、交流方便,企業(yè)必須統(tǒng)一流程圖制作軟件、統(tǒng)一各種制作工具。其中包括:使用表單規(guī)范、用語規(guī)范、符號規(guī)范、格式規(guī)范,并保證與企業(yè)已經(jīng)使用的ERP系統(tǒng)(是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺)對接。
為什么要統(tǒng)一工具?大家想想秦始皇統(tǒng)一中國之后為什么要“車同軌、書同文”及其所產(chǎn)生的巨大作用就明白了,此處不再贅言。
如果一定要用中國人的習慣來表述流程管理的八原則,以下四條原則更符合中國人的習慣:企業(yè)價值增值原則、企業(yè)資源集中使用原則、信息現(xiàn)場處理原則、流程定期優(yōu)化原則。這四條原則加上前面闡述的四原則,就構(gòu)成了流程管理的八項基本原則。
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